SEIRJ:Manual sobre o uso de informações não públicas no SEI-RJ

SUMÁRIO

OBJETIVO

Na administração pública brasileira, a regra é clara: publicidade é preceito geral, o sigilo é exceção. E isso se justifica, pois o acesso às informações

públicas é um requisito importante na luta contra a corrupção, o aperfeiçoamento da gestão pública, o controle social e a participação popular.

Dessa forma o SEI-RJ é uma importante ferramenta para a transparência da administração pública.

A publicidade como regra, sigilo como exceção.

As exceções existem e a divulgação de um dado ou informação que deve ser mantida sob sigilo pode ser tão prejudicial à sociedade e à administração pública

quanto impedir acesso aos dados e informações públicas.

Mas as exceções existem e devem ser observadas.

Dessa forma, é necessária muita atenção na hora de se classificar um processo ou documento no SEI-RJ.

Por conta disso, esse manual foi elaborado com o objetivo de auxiliar os agentes públicos no trato de informações no SEI-RJ cujo acesso deve ser

restrito ou sigiloso.

NÍVEIS DE ACESSO NO SEI

Ao iniciarmos um processo ou criarmos um documento no SEI-RJ, somos direcionados à tela onde, entre outras informações, devemos definir o seu nível de

acesso.

A classificação por nível de acesso é uma informação obrigatória no SEI-RJ.

São três os níveis de acesso: público, restrito e sigiloso.

É importante ressaltar que nem todos os tipos processuais são passíveis de ser classificados como Restritos ou

Sigilosos. Apenas os processos que trazem formalmente identificada a necessidade de alguma restrição de acesso em

sua Base de Conhecimento (repositório de todas as informações que envolvem o seu trâmite, como a descrição das

etapas, responsáveis, prazos, etc.), podem ser classificados como Restritos ou Sigilosos. Caso você precise restringir o

acesso em um tipo processual cuja base de conhecimento originalmente não o preveja, entre em contato com a Superintendência

de Gestão do Processo Digital (SGPD) para receber orientações de como proceder.

O sistema auxilia o usuário informando automaticamente os tipos de processos que podem ser

classificados como Sigilosos, exibindo-os com uma tarja vermelha na tela “Iniciar Processo”. Isto não ocorre,

porém, com os processos passíveis de serem classificados como restritos, logo suas bases de conhecimento

deverão necessariamente refletir especificamente esta necessidade, já que se constituem na única fonte

formal de consulta sobre as informações de cada um dos tipos processuais.

PROCESSOS PÚBLICOS

Quando devo classificar um processo ou documento como Público?

Esta é a classificação padrão dos processos e documentos gerados pela administração pública. Deverá ser escolhida sempre que o processo ou documento não

contenha nenhuma informação que se enquadre nas excepcionalidades de sigilo.

É importante ter em mente que um processo público poderá ser visualizado por qualquer usuário interno e pelos cidadãos, ao realizarem consultas em nosso

portal.

PROCESSOS RESTRITOS

Quando devo classificar um processo ou documento como Restrito?

Quando o processo ou documento possuir alguma informação que se enquadre em um dos seguintes casos:

a) Informações pessoais, tais como número de documentos de identificação pessoal (Exemplos: RG, CPF, Título de eleitor, Documento de Reservista, etc.);

Nome do requisitante (completo ou parcial); Nome de cônjuge ou familiares (pai, mãe, avós etc.); Estado civil; Data de nascimento; Endereço; E-mail; Número de telefone; Informações Financeiras e patrimoniais; Informações referentes à alimentandos, dependentes ou pensões; Informações médicas; Origem racial ou étnica, a orientação sexual, as convicções religiosas, filosóficas, morais ou políticas; filiação sindical, partidária ou a organizações de caráter religioso, filosófico ou político.

b) Sigilo fiscal;

c) Sigilo bancário;

d) Sigilo comercial;

e) Sigilo empresarial;

g) Sigilo do Procedimento Administrativo Disciplinar em curso;

h) Segredo de justiça no processo;

i) Informação de natureza patrimonial;

j) Segredo industrial;

l) Direito autoral;

m) Propriedade intelectual;

n) Documentos utilizados para embasar decisões de política econômica, fiscal, tributária, monetária ou regulatória ainda não publicadas;

o) Documentos que trazem argumentos e conteúdo para os processos que culminarão com edição de algum ato normativo;

p) Atos de preparação para processos de licitação.

É importante ressaltar que a decisão pela classificação de um processo ou documento como restrito deve ser embasada pelos atos normativos vigentes. Por

isso, sempre que a opção “Restrito” for selecionada, o sistema apresentará o campo “Hipótese Legal” , onde são exibidas as opções de normativas disponíveis para que o usuário escolha a que melhor se adequa a cada caso.

Para se garantir que uma informação não seja acessada por servidores não autorizados, é importante que se conheça exatamente como a classificação “Restrito” funciona.

Para isso, leia com atenção os próximos itens deste tópico.

Quem pode atuar (inserir documentos e tramitar) em um processo restrito?

Como sei que o processo está aberto em outra unidade além da minha?

O SEI-RJ informa automaticamente em quais unidades o processo se encontra aberto. Com a tela de controle de processos aberta, basta clicar no número do

processo desejado, e com o processo selecionado, verificar a informação sobre localização que fica logo abaixo do menu superior, como exposto nas figuras abaixo.

Quem pode visualizar um processo restrito?

Todos os servidores cadastrados na(s) unidade(s) nas quais o processo esteja aberto e pelas quais ele tenha tramitado. Além de usuários externos com

acesso, ver no item 6. USUÁRIOS EXTERNOS E PROCESSOS/DOCUMENTOS RESTRITOS E SIGILOSOS deste documento.

E como faço para saber por quais unidades o processo já tramitou?

É possível obter esta informação de duas formas possíveis.

Primeira forma:

1. Na tela do processo em questão, basta clicar no botão “Consultar Andamento”, no canto esquerdo da tela (figura 1.1 e 1.2).

Se o objetivo era apenas consultar as unidades de tramitação, clique em fechar e volte para tela de controle de processos.

Posso alterar a classificação de um processo de público para restrito?

Sim, respeitando as seguintes regras:

• O processo em questão deve permitir o uso do nível de acesso “Restrito”;

• O processo deve estar aberto na sua unidade;

Caso as regras sejam atendidas, basta selecionar o processo desejado e clicar no ícone “Consultar/Alterar processo”:

O que acontece quando coloco um documento classificado como restrito em um processo classificado como público?

Todo processo passa a ser restrito (sempre ressaltando que ele continuará podendo ser visualizado pelos servidores das unidades pelas quais ele tenha tramitado).

O que acontece quando coloco um documento público em um processo restrito?

O documento automaticamente assumirá o caráter “Restrito” (visualizável apenas pelos servidores das unidades nas quais o processo está aberto ou pelas

quais ele já tenha tramitado), apesar de permanecer aparecendo como público na classificação informada pela página “Gerar Documento”.

PROCESSOS SIGILOSOS

Quando devo classificar um processo ou documento como sigiloso?

Esta opção foi criada para atender aos casos previstos nos artigos 23 e 24 da Lei de Acesso à Informação:

“Art. 23. São consideradas imprescindíveis à segurança da sociedade ou do Estado e, portanto, passíveis de classificação as informações cuja divulgação ou

acesso irrestrito possam:

I - pôr em risco a defesa e a soberania nacionais ou a integridade do território nacional;

II - prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais do país, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso

por outros Estados e organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do País;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos das Forças Armadas;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de

interesse estratégico nacional;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais ou estrangeiras e seus familiares; ou

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de

infrações.

Art. 24. A informação em poder dos órgãos e entidades públicas, observado o seu teor e em razão de sua imprescindibilidade à segurança da

sociedade ou do Estado, poderá ser classificada como ultrassecreta, secreta ou reservada”.

Ela também serviria para os casos previsto no art. 22, do decreto estadual 46.205, de 27 de dezembro de 2017, que estabelece:

“Art. 22 – São passíveis de classificação as informações consideradas imprescritíveis à segurança da sociedade ou do Estado, cuja divulgação ou

acesso irrestrito possam:

I – pôr em risco a defesa e a integridade do território estadual;

II – prejudicar ou pôr em risco a condução de negociações ou as relações internacionais, ou as que tenham sido fornecidas em caráter sigiloso por outros

Estados e organismos internacionais;

III - pôr em risco a vida, a segurança ou a saúde da população;

IV - oferecer elevado risco à estabilidade financeira, econômica ou monetária do Estado;

V - prejudicar ou causar risco a planos ou operações estratégicos dos órgãos de segurança do Estado;

VI - prejudicar ou causar risco a projetos de pesquisa e desenvolvimento científico ou tecnológico, assim como a sistemas, bens, instalações ou áreas de

interesse estratégico do Estado;

VII - pôr em risco a segurança de instituições ou de altas autoridades nacionais, estaduais ou estrangeiras e seus familiares;

VIII - comprometer atividades de inteligência, bem como de investigação ou fiscalização em andamento, relacionadas com a prevenção ou repressão de

infrações”.

Nestes casos, os documentos precisam ser classificados como reservado, secreto ou ultrassecreto, de acordo com a sensibilidade da informação contida.

Ocorre que, seguindo orientações emanadas do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da República, o estado do Rio de Janeiro não utilizará o SEI-RJ para a geração e tramitação de documentos que se enquadrem nestas classificações.

Dessa forma, o nível de acesso “sigiloso” é uma funcionalidade do sistema que pode ser utilizada visando

garantir que um dado restrito não seja acessado

por alguém não autorizado, mas essa é uma opção que deve ser evitada ao máximo, pois os processos e documentos sigilosos não aparecem em pesquisas ou nas

estatísticas de desempenho do sistema, o que é uma restrição excessiva à transparência para os casos tratados no SEI-RJ.

A lógica de operação do sistema foi desenhada baseada nas unidades que compõem o organograma de um determinado órgão, e não em seus servidores. Desta

forma, não é possível tramitar um processo para um indivíduo, apenas para sua unidade (de forma que todos que estejam cadastrados naquela unidade poderão

ver e atuar no processo). A classificação de acesso “sigiloso”, portanto, quebra essa lógica, sendo a única

classificação que permite escolher o(s) usuário(s) que poderão visualizar e atuar no processo.

Informações importantes sobre a classificação de documentos como sigiloso:

• A credencial de acesso poderá ser revogada a qualquer momento por quem a concedeu ou o servidor credenciado poderá renunciá-la;
• Não será possível renunciar a uma credencial de acesso quando houver apenas um servidor credenciado;
• O usuário interno detentor de credencial de acesso a documentos sigilosos, concluídos ou em tramitação, que tenha sua lotação ou função alterada, deve realizar a transferência de credencial nos referidos documentos ao seu sucessor;
• Conforme já falado anteriormente, caso tenha havido alteração de nível de acesso de restrito para sigiloso e existam usuários externos com permissão para visualização integral do processo, esses usuários continuarão com acesso ao processo. Se isso não for desejável, será necessário retirar os acessos dos usuários externos.

USUÁRIOS EXTERNOS E PROCESSOS/DOCUMENTOS RESTRITOS E SIGILOSOS

No SEI-RJ, um Usuário Externo é uma pessoa física ou jurídica autorizada a dar vistas a processos e documentos do SEI-RJ, mas que não o faz na condição de

servidor.

A permissão para disponibilizar o acesso destes usuários ao SEI-RJ é concedida por um usuário interno por meio da funcionalidade “Gerenciar

Disponibilizações de Acesso Externo” e deve ser utilizada com todo o cuidado inerente aos processos que demandam restrição de acesso.

Os usuários externos podem ter dois tipos de acesso para vistas ao processo:

• Acompanhamento integral do processo: Permite a visualização de todo o andamento do processo, sem acesso ao conteúdo dos documentos.

• Disponibilização de documentos: Permite a visualização de documentos específicos.

Como dar acesso externo a processos/documentos restritos? E sigilosos?

• Acompanhamento integral do processo: Permite a visualização de todo o andamento do processo, sem acesso ao conteúdo dos documentos.

• Disponibilização de documentos: Permite a visualização de documentos específicos.

Como cancelar o acesso externo ao processo que estou trabalhando no momento?

O que ocorre quando existem usuários externos com acesso a um processo restrito e eu mudo o nível de acesso do processo/documento para sigiloso? Ele vai poder ter acesso aos novos documentos sigilosos?

Se um usuário externo tem acesso a documentos específicos em um processo restrito e em um determinado momento o seu nível de acesso é alterado para sigiloso, este usuário continuará com acesso a estes documentos, porém, não conseguirá visualizar os documentos incluídos após a concessão do acesso.

Desta forma, quando o usuário externo tem o tipo de acesso Disponibilização de documentos, ele só terá acesso aos documentos escolhidos pelo usuário interno e gerados até o momento da concessão do acesso. Caso haja necessidade de acesso aos documentos inseridos após a concessão do acesso, deverá ser concedido um novo acesso, específico para os novos documentos do processo.

RESUMO SOBRE NÍVEIS DE ACESSO

CONCLUSÃO

Esperamos que após a leitura deste manual o servidor seja capaz de utilizar da melhor forma possível o SEI-RJ, se apropriando das boas práticas e

respeitando suas regras de utilização.

Caso você ainda tenha alguma dúvida ou deseja fazer sugestões a respeito deste manual, entre em contato com a equipe da SGPD pelos canais de comunicação

abaixo. Será um prazer atendê-lo.

Equipe SGPD

Superintendência de Gestão do Processo Digital Subsecretaria de Gestão

Secretaria de Estado de Fazenda e Planejamento - Governo do Estado do Rio de Janeiro

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